Banyak orang yang saat ini merasakan betapa cepatnya waktu berlalu, baik oleh masyarakat di kota maupun di desa. Waktu berjalan dengan cepat, dan tanpa disadari kita telah melewatkannya tanpa melakukan sesuatu yang berarti. Tidak terasa beberapa hari lagi kita akan memasuki bulan Ramadlan dan merayakan Idul Fitri lagi. Tak terasa sudah memasuki bulan kesembilan di 2024, dan si kecil sudah berusia 5 tahun, dan banyak lagi ungkapan lain yang serupa. Sebagian orang merasa telah sibuk melakukan ini itu sepanjang waktu, dari pagi sampai malam, bahkan seakan tidak cukup waktu dalam sehari baginya, namun pada akhir hari, minggu, bulan atau akhir tahun, sepertinya dia tidak menghasilkan apa-apa. Mengapa bisa demikian?  

      Sebenarnya kita tidak tahu efektivitas penggunaan waktu atau apa saja yang telah kita lakukan dalam sehari, seminggu, atau setahun, karena kita tidak mengukurnya. Mengukur efektivitas penggunaan waktu, tidak lepas dari tujuan yang dimiliki dari penggunaan waktu tersebut. Pada tataran individu, banyak orang yang mempunyai rencana tahunan dalam hidupnya, atau biasa disebut dengan resolusi yang dibuat pada akhir tahun atau awal tahun. Tentu diiringi dengan doa dan harapan agar tahun depan menjadi lebih baik. Pada suatu perusahaan atau suatu instansi pemerintah, hal tersebut bisa disamakan dengan rencana kerja, atau penetapan target tahunan. Apabila rencana kerja tahunan, atau target perusahaan tersebut dapat dicapai dengan baik, atau melebihi target, maka dapat dikatakan kinerja perusahaan tersebut itu baik. Namun apabila target tersebut tidak tercapai, maka perlu dilakukan evaluasi. Apakah kegiatan yang dilakukan pada tahun itu telah sesuai dengan tindakan yang diperlukan untuk pencapaian tersebut atau tidak.

      Manajemen waktu dapat dikatakan sebagai ilmu atau upaya manusia agar dapat menggunakan waktu secara berdaya guna dan berhasil guna. Menurut Atkinson, manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan berbagai bentuk upaya dan tindakan individu yang dilakukan dengan terencana agar seseorang mampu memanfaatkan waktu dengan baik. Forsyth, mengatakan bahwa manajemen waktu adalah sebuah cara untuk membuat waktu terkendali sehingga dapat menciptakan efektivitas dan produktivitas. Sedangkan Akram berpendapat bahwa menajemen waktu adalah kemampuan menggunakan waktu yang efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.

                
      Sebagai pimpinan perusahaan maupun sebagai karyawan, kita tentunya harus mempunyai rencana dan tujuan hidup yang jelas. Untuk mencapai tujuan hidup atau rencana tersebut tentu memerlukan waktu. Kapan akan dimulai, berapa lama akan dicapai, besok melakukan apa, minggu depan apa, bulan depan harus bertemu siapa, dan sebagainya. Pendek kata sangat penting bagi kita untuk memiliki manajemen waktu. Berikut ini beberapa alasan pentingnya manajemen waktu yang kami kutip dari website www.happinest.id :

1. Melatih diri menjadi pribadi yang disiplin

Dengan manajemen waktu yang baik, dapat membantu kita mengelola dan memanfaatkan waktu, sehingga pekerjaan yang dilakukan lebih terarah karena sudah ada jadwal waktu yang menjadi patokannya. Apabila kita konsisten, dan komitmen dengan manajemen waktu yang dimiliki, maka perlahan-lahan sikap ini akan membentuk diri kita menjadi pribadi yang disiplin. 

2. Membuat pekerjaan lebih terstruktur

Bagi pegawai yang mempunyai banyak tugas terkadang akan kewalahan, maka manajemen waktu harus digunakan. Cara sederhananya adalah dengan membuat daftar susunan pekerjaan dari yang paling urgent ke yang biasa. Mana pekerjaan yang harus diselesaikan sekarang, dan mana pekerjaan yang bisa dilakukan kemudian, atau bisa didelegasikan kepada orang lain. Sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.    

3. Membantu untuk memiliki sikap tanggung jawab

Biasanya seseorang dicap sebagai pribadi yang tidak bertanggung jawab ketika diberi kepercayaan untuk mengemban suatu tugas, namun tidak selesai sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, kita perlu menerapkan manajemen waktu yang baik, agar dapat menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab kita kepada atasan atau perusahaan.  

4. Semua pekerjaan selesai lebih cepat

Salah satu manfaat manajemen waktu yang baik, yaitu menjadikan pekerjaan selesai lebih cepat. Dengan demikian, maka kita bisa menikmati waktu istirahat dengan tenang, tidak terburu-buru dan tidak merasa terbebani dengan pekerjaan yang belum selesai. Untuk itu tentu kita tidak boleh menunda-nunda pekerjaan yang memang harus diselesaikan. 

5. Kesempatan untuk mencapai tujuan hidup yang lebih besar

Setiap orang di dunia ini pasti mempunyai tujuan hidup. Sayangnya, tidak semua orang berhasil untuk mencapai tujuan hidup tersebut. Kebanyakan yang menjadi penyebab kegagalan adalah kelalaian dalam mengelola waktu dengan baik. Jangan sampai terjadi kondisi di mana waktu terus bergerak, sementara upaya untuk mencapai tujuan belum terlaksana. Itulah tujuan manajemen waktu yang sangat membantu kita dalam meraih tujuan hidup yang sudah lama diimpikan. Mumpung masih di awal tahun, mari kita atur kembali tujuan hidup kita, dengan menyusun rencana dan prioritas kegiatannya.

6. Menjadi pribadi yang profesional

Bagaimana manajemen waktu yang baik, dapat membuat kita menjadi pribadi yang profesional? Alasannya, selain karena beberapa yang telah disebutkan diatas, seperti melatih kedisiplinan dan tanggung jawab, juga mampu membantu untuk memetakan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan. Kita akan mampu memetakan mana pekerjaan kantor, urusan keluarga, dan pribadi. Jadi sudah ada waktu yang jelas kapan pikiran dan tenaga fokus untuk kantor atau keluarga. Sehingga menjadi lebih mudah dalam bersikap, dan akan menjadi pribadi yang profesional.

7. Mampu mengurangi tingkat stres

Alasan lain, pentingnya manajemen waktu adalah berkaitan dengan kondisi psikologis. Ketidakmampuan mengelola kegiatan atau tugas dengan baik, akan membuat kita bingung, keteteran, pusing, dan stres sendiri. Oleh karena itu, marilah kita coba melakukan manajemen waktu dengan benar. Mungkin bisa dilakukan secara perlahan-lahan, namun demikian harus dilakukan dengan sungguh-sungguh dan disiplin agar bisa menjadi kebiasaan atau habit yang baik.

            Sungguh penting manajemen waktu yang baik bagi kehidupan seseorang, siapapun status sosial dan posisinya. Untuk mengukur apakah kita sudah berhasil menerapkan manajemen waktu ada beberapa kriteria yang bisa menjadi patokan. Menurut www.gramedia.com/literasi/manajemen-waktu, karakteristik manajemen waktu yang sukses adalah :

1. Evaluasi

Setelah mempunyai rencana kerja tahunan, semesteran, triwulanan, bahkan bulanan, sampai dengan harian, kita perlu meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi dari perkembangan pencapaian target tersebut dengan memperhatikan waktu yang sudah berjalan. Kita perlu membuat catatan-catatan tentang apa saja yang sudah dikerjakan, serta hasilnya. Termasuk kegiatan-kegiatan yang banyak menyita waktu kita, tetapi tidak menghasilkan apa-apa, serta hal-hal yang mengganggu pencapaian tujuan secara tepat waktu. Sebagai pribadi hal ini perlu dilatih, bahkan sejak masih anak-anak agar bisa menjadi suatu kebiasaan baik.

2. Rencana dan prioritas

Luangkan waktu di awal hari dan di malam hari setiap hari untuk membuat rencana dengan meprioritaskan tugas berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. Jika ada proyek besar, bisa dipecah menjadi proyek-proyek kecil supaya tidak kewalahan. Pantau perkembangannya melalui buku catatan atau agenda agar fokus dan ingat hal-hal yang perlu dikerjakan. Dengan demikian, maka akan menghindari membuang waktu secara percuma. Mengelola waktu dengan baik, menandakan ada tujuan yang akan dicapai, dan langkah tersebut akan membawa kepada kesuksesan.

3. Eliminasi pencurian waktu

Hapus gangguan-gangguan yang mengganggu produktivitas keseharian. Jadwalkan waktu tertentu untuk membalas email, sms, Whats App (WA) atau panggilan telepon, kecuali panggilan darurat yang harus direspon segera. Hindari berselancar kedalam dunia media sosial pada jam kerja, karena bisa menyita banyak waktu kerja. Kurangi ngobrol dengan rekan kerja agar tujuan yang ingin dicapai pada hari itu bisa terwujud.  

4. Delegasi

Jika ada proyek yang besar, delegasikan sebagian kepada bawahan atau rekan kerja. Hal ini agar bawahan atau rekan kerja juga mempunyai kesempatan untuk mempelajari hal yang baru, selain itu hal tersebut dapat membuat kita tidak tersita banyak waktu atau sibuk seharian. Bila ada yang bersedia membantu sebagian kerja kita, maka terimalah agar kita bisa menghemat waktu.

5. Katakan tidak

Belajarlah untuk mengatakan tidak dengan cara yang sopan apabila ada permintaan kerja tambahan atau aktivitas tambahan yang tidak sesuai dengan tujuan kita. Terlibat dalam kegiatan bersama rekan-rekan hanya karena tidak enak, dapat menghabiskan waktu berharga yang bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas penting lainnya.   

6. Rehat

Beristirahat merupakan hal yang penting bagi setiap manusia. Buatlah jadwal untuk beristirahat dan menjernihkan pikiran. Rencanakan olah raga yang teratur dan masukan dalam agenda rutin harian atau mingguan supaya tetap sehat dan bugar. Konsumsi makanan yang sehat dan bergizi, agar badan selalu fit dan bisa lebih fokus. Berhentilah bekerja jika sudah merasa lelah, jangan sampai pekerjaan juga memakan waktu istirahat kita yang berharga. 

Contoh tahapan pengelolaan waktu menggunakan quadran skala prioritas  :

1. Tuliskan 3 aktivitas yang paling penting, dan 3 aktivitas yang paling tidak penting
2. Waktu anda selama ini habis untuk kegiatan yang mana?
3. Jadikan 3 aktivitas penting menjadi aktivitas dinamis sehari-hari untuk memperbanyak jam terbang peran hidup anda
4. Kemudian kumpulkan aktivitas rutin menjadi satu waktu, berikan “kandang waktu”, dan patuhi cut off time ( misal anda sudah menuliskan bahwa menulis laporan itu dari jam 08.00-10.00, maka patuhi waktu tersebut)

Kandang waktu dibuat agar kita bisa menghindari kegiatan penting dan mendesak yang saling berdesak-desakan

Agar Aktivitas Penting dan Mendesak tidak Berdesak-desakan, coba Langkah Berikut :

a. PUT FIRST THINGS FIRST

- Letakkan sesuatu yang utama menjadi yang pertama.

- Buatlah perencanaan sesuai skala prioritas anda hari ini

- Aktifkan fitur gadget anda sebagai organizer dan reminder kegiatan kita

b.ONE BITE AT A TIME
Apakah itu one bite at a time? -Lakukan setahap demi setahap -Lakukan sekarang -Pantang menunda dan menumpuk pekerjaan

c. DELEGATING
Delegasikan tugas yang bisa didelegasikan, ke tim kerja dalam proyek yang sama atau rekan lainnya dalam satu truktur yang sama.

5. Jangan ijinkan agenda yang tidak terencana memenuhi jadwal waktu harian anda.

      Dengan quadran prioritas di atas cobalah Semua yang terdapat dalam jadwal harian dan mingguan masukkan di kuadran II dan sebisa mungkin mengurangi dan menghindari kegiatan di kuadran III dan IV sementara hal-hal yang tidak terencana tetapi mendesak dan penting di kuadran I

     Contoh  di atas pembagian skala prioritas dengan quadran

6. Setelah tahap di atas selesai anda tentukan. Buatlah jadwal harian yang paling mudah anda kerjakan
7. Amati selama satu minggu pertama, apakah terlaksana dengan baik? kalau tidak segera revisi, kalau baik, lanjutkan sampai dengan 3 bulan.

Bagaimana, rekan-rekan sudah menerapkan manajemen waktu dengan baik atau belum? Kalau belum, mari kita coba untuk memulainya dengan membuat rencana kerja atau jadwal kegiatan bagi diri sendiri secara harian atau mingguan. Coba perlahan dipraktikan secara disiplin, niscaya akan terasa manfaatnya. Selamat mencoba, ya. 

Rewrite : Ernier

Sumber : 1.  www.djkn.kemenkeu.go.id

                2. diaryernier.wordpress.com